La organización es tan importante como necesaria para sentar las bases de un correcto manejo de la empresa. Una mala estructuración se puede traducir en un entorno de caos y falta de eficiencia en todos los niveles de la firma, por ello se debe evitar que esto suceda.

Una gran cantidad de empresas que no obtienen buenos resultados en términos de rentabilidad, experimentan problemas serios en la forma de organizar el trabajo. Esto se puede observar en compañías en las cuales los trabajadores asumen tareas que no les corresponden, realizan mál las que deberían o nadie sabe que es lo que tiene que hacer cada uno.

La división del trabajo como forma de hacer eficientes los procesos productivos y de servicios ha sido extensamente tratado por las ciencias de la administración, por lo tanto no profundizamos en el tema, pero si lo mencionamos como un elemento importante a tener en cuenta y para ser aplicado en firmas en las que existe desorientación con respecto a las tareas y responsabilidades.

¿Qué se entiende por Organización? Se entiende por organización al proceso de ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal modo que estos puedan alcanzar los objetivos planteados de la mejor manera posible. Es un proceso dinámico que se debe aplicar en forma continua a través del tiempo. Estar organizados significa saber a donde vamos, como lo hacemos y quienes lo hacemos. Una buena organización será una referencia permanente de actuación tanto para los titulares de la empresa como para los gerentes y colaboradores. Una empresa organizada puede conseguir las metas propuestas.

¿Cómo conseguirlo? Estos son algunos pasos para lograr la tan importante y necesaria Organización:

1. Expresar claramente los objetivos de la empresa. (¿A dónde vamos?) El primer paso es tener bien definidos: la misión, la visión y los objetivos a alcanzar. Posteriormente se debe poder comunicarlos correctamente a todos los integrantes de la empresa. Una vez plasmados estos se podrá definir qué funciones o tareas son claves para lograr los objetivos propuestos.

2. Dimensionar los recursos disponibles de la empresa. (¿Cómo lo hacemos?) Consiste en examinar los recursos que existen a disposición tales como por ejemplo los Recursos Humanos: sus trabajadores, cuántos y quiénes son, que capacidades tienen, aptitudes, etc. También se deberá tener cuantificados los recursos materiales y financieros con los cuales se cuentan y los demás que hagan falta para lograr resultados, minimizar costos, etc.

3. Definir actividades, tareas y responsabilidades. (¿Quiénes lo hacemos?)Una vez claros los objetivos a alcanzar y los recursos, es preciso establecer a cargo de quienes estarán las distintas actividades o tareas de la empresa. Definir cuáles son prioritarias y cuáles dependen de otras, así como cuántas personas son necesarias para ejecutar tal o cual actividad es clave en este punto. Lo importante es que no quede ninguna tarea sin asignar así como las responsabilidades que involucra cada función.

4. División de funciones o actividades en departamentos o unidades. Para ello se debe especificar en que consiste cada una, cuánto tiempo se necesita para ejecutarlas y cuáles son los objetivos de cada una de las unidades o departamentos en consonancia con los objetivos finales de la empresa.

5. Asignar funciones y responsabilidades a las personas indicadas. Seleccione a la persona que podría ejecutar de mejor forma cada tarea, según sus capacidades, conocimientos y motivaciones. Elegir correctamente a las personas es fundamental para lograr los resultados esperados por lo tanto debe asegurarse de que sus colaboradores hayan comprendido perfectamente lo que se les ha asignado, lo que se espera de ellos y su acuerdo con lo propuesto.

6. Poner Líderes al mando. Probablemente la dimensión de su empresa haga necesario tener una persona a la cabeza ciertas áreas, departamentos o procesos. Si la empresa es pequeña y tiene pocos empleados, estos podrían ser dirigidos por un solo jefe o gerente, pero si la compañía es de considerables magnitudes será mayor el número de gerentes con los que deberá contar para un manejo eficiente de todos los recursos, considerando que existirán también mandos intermedios.

7. Mantener actualizada la organización de la empresa. En este punto cobra gran notoriedad una frase muy leída en los libros de administración que dice: “lo único permanente es el cambio”. Debido a esta razón se debe estar siempre atentos a los cambios que se vayan produciendo con el devenir de los acontecimientos para que la organización de la empresa no quede envejecida ante nuevas perspectivas y realidades. Hasta la Próxima

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